Enquanto estudantes e profissionais de todo o mundo estão reunidos na 16º edição do ICC International Commercial Mediation Competition, Oliver Carroll de Clifford Chance indicou cinco dicas para a mediação num espaço digital.
A pandemia de COVID-19 trouxe novos desafios a todo o tipo de resolução de litígios. Quer se esteja a habituar a dirigir-se a um juíz do seu quarto via Zoom, a receber instruções do seu cliente pelo WhatsApp, ou a tentar adivinhar os passatempos do seu oponente a partir das suas estantes de escritório em casa, o novo mundo do trabalho à distância trouxe novas dificuldades e formas de trabalho e entretenimento em igual medida. O que não mudou, contudo, é a exigência das partes em resolver as suas disputas de forma expedita e eficiente, inclusive através da mediação. Isto levanta a questão: como é que a mediação e os seus profissionais precisam de se adaptar neste admirável mundo novo? É provável que esteja aqui para ficar, por isso, aqui estão cinco dicas de topo para sobreviver e tirar o máximo partido de uma mediação virtual.
- Atingir o buy-in
O trabalho remoto eliminou a necessidade de viagens dispendiosas e demoradas, permitindo que as partes estejam prontamente disponíveis para trabalhar noutros projetos no decurso da mediação. Em suma, o compromisso logístico é menor, e a relação custo-benefício do envolvimento na mediação deve ser aprimorada.
No entanto, continua a existir uma opinião, em particular nos casos em que possa haver um apego cultural à negociação presencial, de que a mediação virtual está abaixo da norma ou é de segunda classe. Novos desafios logísticos também se apresentam: a mediação de um litígio transfronteiriço exigirá agora um agendamento que tenha em conta os diferentes fusos horários, dado que as partes não estarão no mesmo lugar ao mesmo tempo. Os dias de mediação podem também precisar de ser divididos, uma vez que a manhã de uma parte pode ser o fim da noite de outra. Acrescente-se a isto o fato de que a adesão pode ser mais difícil de conseguir, uma vez que não é possível “torcer o braço” pessoalmente: adquirir o investimento necessário às partes de mediação pode ser tão difícil no mundo virtual como era nos bons velhos tempos.
- A preparação é fundamental
A chave para qualquer mediação de sucesso é a preparação prévia. Como é que os representantes das partes melhor enquadram os interesses dos seus clientes? Estas questões continuam a ser tão importantes na mediação virtual como o foram no mundo presencial. A principal diferença nos processos virtuais é que será mais difícil fazer muitas coisas ad hoc: passar uma nota ao seu cliente, ter uma conversa rápida entre os mandantes no corredor, ou bater à porta do quarto da outra parte pode ser tudo mais complicado à distância – especialmente se for necessário criar canais de comunicação paralelos. Isto significa que é essencial estabelecer os seus processos com antecedência, incluindo ter uma conversa a seco com o mediador. Certifique-se de que tem os meios para falar confidencialmente com o seu cliente, certifique-se de que todas as partes sabem como utilizar a plataforma que está a ser utilizada, incluindo como silenciar os seus microfones, e, se for um conselheiro, pergunte aos seus clientes sobre quando e como se deslocar entre “salas” virtuais. Isto poupará tempo, criará uma imagem profissional e de negócios, e agilizará as discussões. - Leia os sinais
No mundo virtual, a dinâmica da persuasão presencial, do argumento, e mesmo do confronto, foram alteradas pela necessidade de comunicação virtual. Todos sabemos que nas reuniões virtuais a dinâmica pessoal será diferente, pois as partes perderão os benefícios da proximidade física: a desconfortável deslocação numa cadeira, o tremor de uma sobrancelha, ou o rubor induzido pelo stress, são sinais vitais a detetar. A mediação remota amplifica certos sinais, mas outros podem ser completamente perdidos: um representante de uma parte a torcer os polegares ou a desmazelar pode ser invisível no ecrã. Contudo, não é impossível desenvolver a empatia à distância, e é preciso aproveitar ao máximo os sinais que são visíveis e audíveis.
Ouça atentamente o que está a ser dito, como é dito, e esteja atento a quaisquer sinais claros de linguagem corporal. Alguns podem ser mais claros no ecrã do que seriam em pessoa: a capacidade de ver todas as partes numa “grelha” sem girar o pescoço para olhar à volta de uma mesa permite a um participante de mediação observar todas as partes de forma mais discreta e “ler a sala” talvez mais eficazmente do que num ambiente físico.
No mundo virtual, aperfeiçoar as suas capacidades de apresentação e escuta e desenvolver uma consciência aguda de tudo o que pode ver (e pode ser visto de si) no ecrã pode fazer a diferença entre negociar um resultado bem sucedido, e não o conseguir fazer.
- Manter a pressão
Uma das principais vantagens de uma mediação virtual é que as partes relutantes não sentirão que o dia inteiro foi “perdido” se não houver acordo no final do mesmo. Podem acabar por se sentir mais inclinados a mediar novamente como resultado. No entanto, há muito tempo que exigir que as partes passem um tempo significativo num local comum, ou “no bunker”, como dizemos, concentrando-se no acordo, livre de distrações, geralmente ajuda a prepará-las para fazer as concessões necessárias para alcançar um acordo. No mínimo, o peso da expectativa de acordo no final de uma cimeira de um ou dois dias tende a focar a mente: aqueles que viajam para uma mediação cara a cara podem pressionar mais para chegar a acordo se quiserem evitar ter de trazer de volta as más notícias de que a mediação foi uma perda de tempo. Este efeito de “panela de pressão” é difícil de reproduzir quando as partes são capazes de se afastar da sua secretária e de se desligar facilmente do processo.
Isto significa que articular claramente a lógica comercial da colonização no início é ainda mais importante num mundo virtual. Certifique-se de chegar à mediação armado com os fatos: quanto custará a todas as partes levar a sua disputa a julgamento? Quais serão os danos de reputação? Quais são os potenciais benefícios em lançar as bases para uma relação construtiva agora, em vez de depois de um doloroso processo judicial ou arbitral?
- Mantenha a sua resistência
A mediação virtual pode ser mais cansativa do que a presencial. Isto pode parecer contra-intuitivo: os confortos domésticos estão à mão, as partes não são relegadas para a restauração do centro de conferências, e até se pode silenciar o seu advogado adversário. Contudo, manter a concentração por períodos prolongados sentado em frente a um ecrã é muito mais exigente sem o estímulo de interacções pessoais numa negociação física. Para além das pausas de cafeína regulares e da abundância de petiscos fora do ecrã, as partes devem estar preparadas para manter o ímpeto à medida que o dia virtual se vai desgastando.
Clifford Chance é o patrocinador principal da 16ª edição do ICC International Commercial Mediation Competition, que acontece digitalmente pela primeira vez de 5 a 11 de fevereiro de 2021.
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